Как сдать электронную отчетность в ПФР через представителя

Что нужно, чтобы сдать отчет в ПФР электронно?

Отправить электронную отчетность работодатель может непосредственно на сайте ПФР.

Для этого необходимо специальное программное обеспечение, которое позволяет создавать отчеты в требуемых ПФР форматах и криптографическое ПО для шифрования данных, имеющее сертификат ФСБ.

Далее требуется заключить договор с удостоверяющим центром для создания и поддержки ключей электронной подписи. В компании требуется приказом назначить ответственное лицо. В его Функции входит организация и защита от несанкционированного доступа всего оборудования, рабочего места и электронных носителей. Обязательно также заключить соглашение с территориальным органом ПФР об обмене электронными документами.

Другим способом отправки отчетности в ПФР является использование специальных программ и сервисов. Многие бухгалтерские программы предоставляют возможность отправки отчетов непосредственно из интерфейса самой программы.

При этом требуется услуга специального оператора, который предоставит свои сервера для выполнения необходимых операций

Выбирая поставщика услуг отправки электронной отчетности, следует обратить внимание на следующие моменты:

• компания должна быть включена в официальный список операторов электронной отчетности;
• интерфейс программного обеспечения для отправки отчетов должен быть удобным и понятным;
• состав услуг должен быть оптимальным именно для вашей компании, чтобы не переплачивать за ненужные вам возможности.

Плюсом использования специального ПО является интерактивность работы. Пользователь может не только отправлять отчеты, но и вести настоящий диалог с пенсионным фондом: проводить сверки, получать выписки и даже консультироваться с сотрудниками ПФ. О возможностях каждой конкретной программы и сервиса следует узнавать особо. Кроме того, практически все программы имеют функцию автоматического обновления. Поэтому в вашем распоряжении всегда будут актуальные формы бланков и документов.

Обратите внимание: каким бы образом Вы не отправляли отчетность, файлы необходимо подписать, используя электронную подпись. Электронная подпись для ПФР является аналогом личной подписи и печати на бумажных документах. Она позволяет однозначно идентифицировать подлинность документов и отчетов, отправляемых через интернет

Она позволяет однозначно идентифицировать подлинность документов и отчетов, отправляемых через интернет.

Порядок сдачи отчетности в ПФР через интернет

После подписания документов с ПФР и выбранным оператором связи, работодатель-страхователь может приступать к сдаче отчетности по ТКС:

1. Ответственное лицо заполняет форму отчета и формирует файлы отчетности в электронном виде.
2. Выполняется вход в Контур.Экстерн, в меню программы выбирается режим работы «Сведения ПФР».
3. В сервис загружаются файлы с отчетами
4. Перед отправкой Контур.Экстерн проверяет формы отчетности и указывает на ошибки и неточности. При наличии ошибок работодателю необходимо своевременно их устранить. С помощью подсказок системы электронной отчетности вы легко исправите ошибки и отчитаетесь в Пенсионный фонд с первого раза.
5. Антивирусная программа проверяет файлы отчетности.
6. Уполномоченное лицо обязано заверить отчет с помощью ЭЦП.
7. Отчет отправляется в электронной форме в Пенсионный фонд. Фиксируется дата и время направления.

В подтверждение получения отчета страхователю приходит электронная квитанция со статусом «Отчет доставлен и принят Пенсионным фондом». Также в квитанции может быть указана информация о некорректности формы отчета. В таком случае страхователю потребуется устранить ошибки и повторно направить документ.

Направление электронных форм отчетности через интернет позволяет оптимизировать работу компании, снизить количество документов, подлежащих хранению в бумажном формате, а также сэкономить время на посещение отделения территориального органа ПФР. Своевременная сдача отчетности гарантирует работодателю отсутствие штрафов и снижает риск внеплановых проверок.

ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

      4.1. Орган ПФР принимает на себя следующие права и обязанности:       – выполнять в соответствии со ст.9 приказа ФАПСИ от 13.06.01 № 152 функции координирующего органа криптографической защиты по организации в рамках настоящего Соглашения взаимодействия Сторон – обладателей конфиденциальной информации, безопасность обработки и передачи которой обеспечивается с использованием СКЗИ;       – обеспечить функционирование всего необходимого оборудования со стороны Органа ПФР и своих территориальных органов;       – немедленно приостанавливать обмен электронными документами с Абонентом системы при получении от него сообщения о компрометации его ключей шифрования и электронной цифровой подписи;       – при изменении требований к передаваемым электронным документам Орган ПФР обязуется известить Абонента системы об этих изменениях в установленные законами Российской Федерации сроки;       – немедленно информировать Абонента системы о компрометации ключей шифрования и электронной цифровой подписи Органа ПФР;       – привлекать разработчика СКЗИ при возникновении конфликтных ситуаций, связанных с работой программного обеспечения СКЗИ.       4.2. Абонент системы принимает на себя следующие права и обязанности:       – выполнять указания координирующего органа криптографической защиты – органа ПФР по обеспечению информационного взаимодействия с использованием СКЗИ;       – обеспечить доступ уполномоченных лиц Органа ПФР к ПЭВМ, на которых будет производиться установка и дальнейшее сопровождение СКЗИ;       – соблюдать правила работы в СЭД ПФР и требования эксплуатационной документации на СКЗИ;       – содержать в исправном состоянии компьютеры, которые подключены к СЭД ПФР, принимать организационные меры для предотвращения несанкционированного доступа к данным компьютерам и установленному на них программному обеспечению и СКЗИ, а также в помещения, в которых они установлены;       – не допускать появления в компьютерной среде, где функционирует СЭД ПФР, компьютерных вирусов и программ, направленных на ее разрушение;       – без согласования с Органом ПФР не вносить никаких изменений в технические и программные средства СЭД ПФР, установленные у Абонента системы;       – прекращать использование скомпрометированного ключа шифрования и ЭЦП и немедленно информировать Орган ПФР о факте компрометации ключа. Факт признания ключей шифрования или ЭЦП скомпрометиро-ванными должен быть оформлен протоколом в течение 1 рабочего дня с момента установления факта компрометации;       – немедленно сообщать в Орган ПФР обо всех случаях, свидетельствующих о попытках несанкционированного доступа к компьютерам с установленными СКЗИ, а также о любой, даже кратковременной, потере контроля над закрытым ключом;       – в связи с тем, что эксплуатируемые по настоящему Соглашению программы и технологии, а также данные, образующиеся в результате работы программного обеспечения, содержат конфиденциальную информацию, Абонент системы обязуется всеми доступными ему способами предотвращать ее разглашение, связанное с работой в СЭД ПФР;       – не уничтожать и (или) не модифицировать архивы открытых ключей ЭЦП, электронных документов (в том числе электронные квитанции и журналы), состоящие из электронных документов в том виде, в котором они передавались или принимались от Органа ПФР.       Срок поддержания архивов определяется законодательством Российской Федерации, а в случае возникновения споров – до их разрешения. Стороны несут ответственность за целостность и достоверность своих электронных архивов.       4.3. Стороны обязуются при осуществлении передачи электронных документов по СЭД ПФР руководствоваться правилами и техническими требованиями, установленными действующим законодательством Российской Федерации и другими нормативными актами.       4.4. Сторона, для которой создалась невозможность исполнения обязательств по настоящему Соглашению, должна о наступлении и прекращении обстоятельств, препятствующих исполнению обязательств, немедленно извещать другую Сторону, обмен электронными документами на время действия этих обстоятельств приостанавливается.       4.5. При возникновении споров, связанных с принятием или непринятием и (или) с исполнением или не-исполнением электронного документа, Стороны обязаны соблюдать порядок согласования разногласий, предусмотренный настоящим Соглашением.

Плюсы и минусы электронной передачи данных

Электронная отчетность придумана не просто так – этот способ связи с государственными органами обеспечивает оперативность, надежность и достоверность.

Специалисты бухгалтерских отделов освобождены от обязанности каждый раз ездить в территориальный отдел фонда и сидеть в очередях, кроме того, сводится на нет возможность ошибок при ручном внесении данных из распечатанных отчетов в компьютеры инспекторов. Иными словами, происходит экономия времени, а человеческий фактор утрачивает свое значение.

Единственный небольшой минус заключается в том, что для того, чтобы перейти на электронную сдачу отчетности, организации придется для начала обзавестись собственной электронной цифровой подписью. И то – минусом это можно считать довольно условно, поскольку электронная подпись существенно расширяет возможности любого предприятия в плане делового документооборота, придавая любой бумаге статус юридического документа.

Причем это требование распространяется не только на юридические лица (предприятия и организации), но и на индивидуальных предпринимателей, адвокатов, нотариусов и пр. – то есть всех тех, кто имеет работников в найме.

Комплексное решение для подготовки и отправки отчетности в ПФР

Контур.Экстерн – это комплекс программ ПФР для сдачи отчетности, которым пользуются почти 2 миллиона организаций по всей России. На сегодняшний день сервис практически на 100% автоматизирует сбор данных, формирование и отправку отчетности в ПФР.

Почему работать с Экстерном удобно

Автоматическое обновление форм и справочников.

Пользователям Экстерна не нужно искать актуальные формы документов или загружать обновления. Система обновляется автоматически сразу после принятия поправок в законодательство, причем без участия пользователя. Вы всегда будете работать с актуальными формами отчетных документов, получите доступ к необходимым справочникам и классификаторам, в том числе КЛАДР.

Любые формы отчетности.

Контур.Экстерн содержит абсолютно все формы отчетности, требуемые для представления в ПФР: СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ИСХ, СЗВ-КОРР, ОДВ-1. Также вы можете подготовить и направить в Пенсионный фонд анкету застрахованного лица АДВ-1, заявление об отмене страхового свидетельства АДВ-2, заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства АДВ-3, копию трудовой книжки СЗВК. Через систему вы можете оформить выход сотрудника на пенсию, направлять своему инспектору абсолютно любые письма и запросы, то есть вести полноценный документооборот с Фондом.

Помощь при заполнении и автоматическая проверка отчетов.

Экстерн подскажет, каким образом необходимо заполнять те или иные строки в отчете, а также сам заполнит большую часть полей. После составления система автоматически проверит отчет на предмет ошибок и неточностей, в том числе соответствия ФИО и СНИЛС, даст подсказки по их исправлению. Риск того, что ПФР не примет отчетность с первого раза, сведен практически к нулю.

Интеграция с популярными программами ведения бухучета.

Контур.Экстерн обрабатывает и отправляет отчеты, подготовленные в других программах, в частности 1С. Вашему бухгалтеру не придется отказываться от привычных систем ведения бухучета и привыкать к новому ПО.

Экспертная клиентская поддержка.

Служба поддержки клиентов Контур.Экстерн работает круглосуточно и 7 дней в неделю. Вы можете получить консультации как по вопросам функционирования сервиса, так и по заполнению тех или иных форм отчетности.

Безопасность и конфиденциальность передачи данных.

Все документы, которые вы отправляете через интернет с помощью сервиса Контур.Экстерн, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью, передаются по защищенным каналам с помощью средств криптографической защиты информации.

Удобная работа с отправленными отчетами.

Удобный интерфейс Экстерна позволит вам быстро найти нужный отчет из всех отправленных в ПФР документов. Сортируйте отчетность по периоду, дате составления, коду УПФР, регистрационному номеру, организации.

Как подключиться и начать электронный документооборот с ПФР

Чтобы получить возможность подготовки и последующей сдачи отчетности в ПФР в электронном виде, страхователю необходимо написать заявление о подключении к электронному документообороту и подписать соглашение с территориальным органом Пенсионного фонда по месту регистрации. Сначала Фонд рассматривает заявление страхователя, потом выдает на подпись соглашение. Бланки заявления и соглашения доступны для скачивания на официальном сайте ПФР.

Имея соглашение об обмене электронными документами с ПФР, вы можете начать пользоваться сервисом Контур.Экстерн для сдачи отчетности через интернет.

Плюсы сдачи отчетности в ПФР через интернет

В любой программе есть свои плюсы и минусы, и электронный документооборот – не исключение.

К плюсам можно отнести:

1. быстроту отправки отчетов;
2. возможность исправления;
3. удобства предоставления отчета;
4. отсутствие бумажных архивов.

Направляя отчет в ПФР, уже через несколько минут он будет принят системой регистрации – то есть, организациям не приходится заранее отправлять отчеты. Кроме этого, отчет будет проверен в течение 2-3 часов и от Пенсионного фонда придет ответ: положительный или отрицательный протокол. Следовательно, используя электронный документооборот, компания выигрывает в скорости обработки и принятия документов.

Второй положительный момент – это возможность быстрого исправления допущенных ошибок. Если организация обнаружит недостоверную информацию в отчете, то, несмотря на его принятие Пенсионным фондом, можно сразу же вести корректировку. Причем отредактировать отчет можно неограниченное число раз.

Получив от ПФР отрицательный протокол о принятии отчета можно предоставить уточненный расчет в течение получаса. То есть, не надо будет ждать несколько дней для получения ответа от Пенсионного фонда и факта подтверждения по уточненному отчету.

Никто не станет отрицать, что сдавать отчеты проще через интернет. Например, если у организации подключена онлайн-версия электронной отчетности, то специалист может зайти в программу с любого компьютера, заполнив логин и пароль: как с рабочего места, так и из дома (если сотрудник находится на больничном или работает на удаленке).

Также не стоит забывать и о том, что большинство компаний просит задерживаться на работе своих бухгалтеров в период отчетности, особенно годовой. При наличии возможности составлять отчеты из любого места, бухгалтер может работать из дома, а не задерживаться на рабочем месте.

Ну и конечно же, при сдаче отчетности через интернет, не надо будет стоять в очередях в отделении Пенсионного фонда или на Почте России, что тоже экономит время.

Последний значимый «плюс», о котором бы хотелось сказать – отсутствие бумажного архива. Поскольку отчеты должны сохраняться в фирме от 3 до 5 лет в зависимости от вида самой отчетности, а некоторые – и до 75 лет (персонифицированный учет). Понятное дело, что за такой промежуток времени в организации скопиться столько бумажек, что придется выделять место под архив. А если потребуется найти тот или иной документ, то придется перебрать много папок.

С этой точки зрения электронный документооборот с ПФР намного выгоднее, чем бумажный. Все отчеты можно хранить на жестком диске или на сервере, что занимает меньше места.

Есть еще один очевидный положительный момент, который не все замечают. Подключить электронную отчетность намного дешевле, чем сдавать отчеты другим способом. К примеру, в год компания представляет в ПФР как минимум 12 отчетов. К этому количеству можно прибавить еще около 5 отчетов, так как на предприятии периодически производятся кадровые перестановки. То есть 17 отчетов. Цена отправки одного заказного письма с уведомлением примерно 130 рублей, а если направлять отчет ценным письмом с описью вложения и уведомлением (как положено), то это будет стоить не менее 250 рублей.

Следовательно, только на сдачу отчетности в ПФР организация заплатит от 2 000 до 4 000 рублей. И это если не брать в расчет отчетность в другие ведомства. А стоимость программы электронной отчетности – от 5 000 рублей в год.

Да, можно отвозить отчеты в ПФР самостоятельно, но на это уйдет много времени, да и стоимость проезда тоже надо оплачивать.

Что можно сделать через СБИС в рамках работы с ПФР

Все компании, в которых официально трудоустроены наемные сотрудники, обязаны сдавать в Пенсионный фонд отчеты. Для этого необходимо заполнить две формы:

• Ежегодную форму СЗВ-СТАЖ. Она сдается по итогам года до 1 марта один раз в году;
• Ежемесячную форму СЗВ, которая формируется и отправляется в ПФР каждый месяц до 15 числа (по итогам предыдущего).

В 2021 году расчет страховых взносов передается в Налоговую инспекцию, корректировка индивидуальных сведений происходит в форме «СЗВ-КОРР». С помощью программы СБИС, вы сможете не только направить отчеты в Пенсионный Фонд РФ, доступны и дополнительные функции в программе:

• Проведение сверки данных с ПФР;
• Отправка служебных писем в ПФР;
• Оформление для работника выхода на пенсию.

Программа СБИС постоянно обновляется, поэтому все изменения форм отчетности автоматически отражаются в системе.

Важно! Для работы в СБИС и обмена онлайн-документацией с Пенсионным Фондом нужно заключить соглашением между ним и вашей организацией об обмене электронными документами

Нововведения

Краткий обзор нововведений, которые содержатся в этом проекте.

• ПФР собирается взаимодействовать с операторами ЭДО через REST API;
• откреплённую электронную подпись (во всяком случае, при работе по ТКС) можно будет использовать только с образами электронных документов (pdf, jpg и т. д.);
• XML-файлы (файлы отчётов и packageDescription) предлагается подписывать встраиваемой подписью (XMLDSig) в соответствующих местах, предусмотренных Альбомом форматов (старые форматы документов от 122п/192п и более старые, не предусматривающие таких вещей, подать по новому порядку не получится);
• прописывается порядок подключения операторов к СЭД ПФР;
• создаётся Кабинет страхователя, через который можно будет отправлять отчётность (у страхователя должно быть ПО для подписания отчётов и, конечно, КЭП, плюс ему потребуется заключить специальное соглашение с ПФР);
• прежнее Соглашение об электронном документообороте между страхователем и УПФР предлагается заменить заявлением на регистрацию — ответ на него пришлют в электронном виде;
• также прописан порядок выхода страхователя из системы ЭДО ПФР и порядок информирования о представительстве и прекращении такового.

Мы попросили прокомментировать этот проект IT-специалиста Виктора Любезного. Вот как он сформулировал свои мысли о предстоящих нововведениях:

Сдаем отчет СЗВ-М в электронной форме

Организации, в которой среднесписочная численность 25 и более человек, обязана отчитаться электронно или заполнить СЗВ-М на сайте ПФР онлайн. В противном случае, представители территориального отделения ПФ РФ выпишет штраф — 1 000 рублей.

Бюджетные организации обязаны представлять такой вид отчетности за наемных сотрудников. Делать это следует ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом. То есть, за сентябрь, компания должна отчитаться не позднее 15 октября. Если крайняя дата представления СЗВ-М выпадает на выходной или праздничный день, то дата переносится на ближайший рабочий день.

Правовая позиция Плательщика при обжаловании решения ПФР

Начиная с 2011 года для страхователей с численностью работающих 50 и более человек (включая заключивших договоры гражданско-правового характера) законодательно установлена обязанность индивидуальные сведения на застрахованных лиц представлять в электронной форме с электронной цифровой подписью.

Фрунзенским межрайонным следственным отделом г. Иваново СУ СК России по Ивановской области завершено расследование уголовного дела в отношении 38-летнего местного жителя.

Если оригинал доверенности не будет предоставлен, Фонд социального страхования не активирует возможность предоставления отчетности через уполномоченного представителя и отчетность не будет отправлена.

Реализован режим импорта готовых доверенностей. На их основе заполняется информация об отчитывающейся организации, представителе, доверенности.

Основой для организации безбумажного юридически значимого документооборота стал Федеральный закон №1-ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи».

Если численность сотрудников организации (предприятия) превышает 50 человек, то отчетность должна представляться в ПФР в электронном виде с электронной цифровой подписью.

Центральный новостной портал Ивановского региона «Моё Иваново» — сайт новостей в Иваново и Ивановской области. Но есть на нашем портале место и для рекламы. Наш портал информирует Вас о происходящих событиях в Иваново и Ивановской области. В этом смысле, новостной портал «Мое Иваново» основной ивановский сайт и сайт Ивановской области. Из новостей Вы узнаете об изменениях, происходящих в г.

Для сдачи отчетности в электронном виде по ТКС плательщику страховых взносов (далее — Абонент) необходимо заключить «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи» в Управлении ПФР по месту регистрации в соответствии с утвержденной формой.

Подключение сервиса доступно только в рамках уже имеющегося договора со спецоператором, либо при первичном заключении договора, включающего сервисы сдачи налоговой отчетности и/или сведений в Пенсионный фонд.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Проверьте правильность подготовленной отчетности проверочной программой ПФР (при выявлении ошибок в отчетности, исправьте их).

Документы, подготовленные в установленном формате, уполномоченный представитель заверяет своей ЭЦП и в зашифрованном виде отправляет в территориальный орган ПФР (по месту регистрации страхователя, от имени которого действует на основании договора поручения) в сроки, установленные действующим законодательством Российской Федерации.

Отчетность в электронном виде обязательно должна заверяться электронной цифровой подписью (ЭЦП). Может сдаваться в электронном виде с ЭЦП на машинном носителе информации либо по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Добавьте сведения о соглашении. Порядок действий зависит от того, добавлено ли в СБИС отделение ПФ, в которое вы собираетесь отправлять отчеты.

В соответствии со статьей 971 Гражданского Кодекса РФ по договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия.

Сроки сдачи

В зависимости от сроков сдачи отчетности в Пенсионный Фонд можно классифицировать следующим образом: ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная.

1. Ежемесячная. Ежемесячно – до 15 числа месяца, следующего за отчетным, необходимо подавать формы СЗВ-М и СЗВ-ТД.
2. Ежеквартальная. Ежеквартально подается отчетность по форме ДСВ-3. Данный отчет подается только в том случае, если за работника выплачиваются дополнительные страховые взносы. Речь идет не о повышенных коэффициентах за особые условия труда, а о добровольном решении работника, направленном на увеличение размера его пенсии. Дополнительные взносы могут направляться сотрудником самостоятельно или через работодателя. В последнем случае организация подает отчет по форме ДСВ-3 ежеквартально в срок не позже 20 числа месяца, следующего за отчетным.
3. Ежегодная. Один раз в год, по итогу данного периода, необходимо подавать документы по форме СЗВ-СТАЖ.

Следует отметить, что некоторые отчеты подаются не в рамках какой-либо периодичности, а по факту необходимости. Так, форма СЗИ-ТД направляется в ПФР в день, когда происходит увольнение сотрудника.

Кроме этого, государственный пенсионный фонд может истребовать дополнительные отчеты, сроки предоставления которых указываются в официальном требовании фонда.