Электронные трудовые книжки. Наш труд внутри компьютера

Как вносить сведения в электронную трудовую

С 2020 года все изменения в штате надо отражать в отчете СЗВ-ТД, который ваши бухгалтеры или кадровики отправляют в ПФР. Это касается новых сотрудников и тех, кто уже в штате.

Отчет нужно сдавать по каждому сотруднику, который работает по трудовому договору, когда с ним происходит какое-то кадровое изменение. По исполнителям на договорах ГПХ сдавать отчет не нужно.

Сведения из этих отчетов вносятся в единую базу данных ПФР — из нее потом можно получить выписку, которая считается электронной трудовой книжкой.

Вот что нужно включить в отчет:

Шаблон формы отчета СЗВ-ТД

• Информацию о компании или ИП, где работает сотрудник
• Информацию о работнике: ФИО, дата рождения, СНИЛС, должность.
• Сведения о самой работе: о приеме на работу, переводе, повышении квалификации или увольнении.
• Информация о документе, которым оформлено кадровое мероприятие.

Сдавать отчет надо каждый раз:

• когда сотрудника приняли на работу;
• уволили;
• перевели на другую должность;
• присвоили новую квалификацию или специальность;
• сотрудник подал заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой.

По каждому сотруднику — отдельный отчет, который надо подать после изменений. Если с сотрудником ничего не происходило и он работает как работал — подавать отчет по нему не нужно.

Заполненная форма СЗВ-ТД

Стандартные сроки подачи отчета зависят от того, что произошло:

• Если приняли на работу или уволили — не позднее следующего рабочего дня.
• В остальных случаях — до 15 числа следующего месяца.

Форма для отчета утверждена ПФР и подходит для всех организаций и ИП. Если у вас работает до 25 человек, вы можете сдавать отчетность в бумажном или электронном виде. Если больше 25 — только в электронном.

Новая форма СЗВ-ТД — вступил с 1 июля 2021 года

Если у вас есть сотрудники, которых взяли на работу до 2020 года и с тех пор с ними ничего не происходило и они не подавали заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой, значит, по ним вы еще ни разу не сдавали отчет в ПФР.

По таким сотрудникам надо сдать форму СЗВ-ТД до 15 февраля 2021 года. В форму внесите последнюю вашу запись из раздела «Сведения о работе» бумажной трудовой на 01 января 2020.

Преимущества и недостатки электронных трудовых

Работать с электронными трудовыми проще и для работодателя, и для сотрудника.

Для работодателя:

• Меньше бумажной работы — больше не надо вести бумажные трудовые книжки работников, которые от них отказались.
• При утере бумажных книжек надо будет восстанавливать меньше трудовых.— Например, если в офисе случится пожар или потоп, надо будет восстанавливать книжки только тех сотрудников, которые не отказались от трудовой.

Для сотрудника:

В любом момент можно сделать выписку со сведениями о своей работе — эта опция доступна в личном кабинете на сайте госуслуг или ПФР.

Из минусов для работодателя только одно — переход на новую систему требовал дополнительных усилий от компаний и ИП. В 2020 году работодатель должен был правильно оформить переход:

• уведомить сотрудников о том, что им можно подать заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой до 31 декабря 2020 года;
• начать сдавать отчет по форме СЗВ-ТД;
• внести изменения во внутренние документы, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками, — обычно это правила внутреннего трудового распорядка.

Для сотрудников минусов нет: они могут продолжать вести бумажную трудовую параллельно с электронной, если не хотят от нее отказываться.

Что будет, если не перейти на электронные трудовые

Если до 1 января 2021 года работодатель не успел перейти на электронные трудовые и предоставить сведения в ПФР, ему грозит штраф:

• для ИП — до 5000 ₽;
• для компании — до 50 000 ₽.

Это максимальные цифры. Какой именно штраф назначить, решает трудинспектор. Возможно, сумма будет меньше, или он и вовсе обойдется предупреждением.

Еще есть штрафы за несданный отчет о трудовой деятельности или ошибки в нем: от 300 до 500 ₽ директору или ответственному сотруднику.

Что важно запомнить

1. С 1 января 2020 года все компании и ИП обязаны перейти на электронные трудовые книжки.
2. Когда с сотрудником происходят кадровые изменения, надо сдавать отчет по форме СЗВ-ТД.
3. Отчет надо сдавать каждый раз при кадровых изменениях у кого-либо из сотрудников.
4. Если с сотрудником ничего не произошло, подавать пустой отчет или дублировать данные из старого не нужно.

Появляется риск утечки информации

Елена Беляева, директор по организационному развитию и маркетингу, Grundfos, эксперт Executive.ru

Этот переход – естественный процесс: все сервисы постепенно уходят в цифру, кадровые документы – не исключение.

Плюсы состоят в возможности производить все операции с информацией о трудовом стаже в формате онлайн. Это удобно и сотруднику, и работодателю, и Пенсионному фонду, и всем прочим организациям, которым периодически нужна информация о занятости человека (например, банкам при выдаче кредитов).

По сути, сотрудник при трудоустройстве не должен ничего приносить работодателю, компания просто получает из системы данные о предыдущих местах работы и вносит новую запись. Отсутствие необходимости запрашивать выписки из трудовой и получать их в «натуральном виде» снижает нагрузку на HR-отдел. Сотрудник экономит время, получает выписку в любой момент в любой географической точке.

Безусловно, для полного использования такого сервиса нужно, чтобы документ заверялся электронной подписью HR-сотрудника, иначе получится очередной фарс: распечатав документ дистанционно, нужно будет все равно идти за живой подписью.

Снизится возможность манипуляций с информацией о трудоустройстве. Уже нельзя будет купить пустую книжечку и вписать в нее фиктивные данные. При этом работодатель всегда сможет предварительно, до трудоустройства человека, проверить его трудовую историю и сравнить ее с представленным резюме.

Минусы состоят в том, что, как и любая система, база данных о трудовой деятельности граждан будет сбоить. Написал неверно одну букву в фамилии или названии компании, и трудовой стаж человека (а может и сам человек) потерялся в информационных недрах. Потом доказывай, что ты существуешь и работал там-то в такое-то время. Судя по опыту, «доказывать» нужно лично и очно, что сразу же уничтожает все прелести электронного документооборота.

Как и со всеми другими системами, возникает риск утечки информации. Это глобальный риск, связанный со всеобщей цифровизацией. При этом надо помнить, что далеко не у всех жителей нашей страны есть компьютер или смартфон, не все активные пользователи цифровых сервисов. Они будут чувствовать себя некомфортно в отсутствие бумажного документа.

Переход на ЭТК – внесение изменений в документацию

Работодатели должны просмотреть ряд документов и, если потребуется, внести в них изменения, чтобы впредь трудовые можно было вести в электронном формате. Среди них все те документы, при помощи которых регулируется работа с трудовыми книжками.

Могут понадобиться правки:

1. В Книгу учёта движения трудовых. Если сотрудник отказался от бумажной трудовой, значит и её учёт более вести не нужно. После того, как она будет ему выдана, в Книгу учёта записывается дата, когда это произошло, и вносится расписка работника, подтверждающая получение. После этого предприятие не несёт никакой ответственности за бумажную трудовую.
2. Есть компании, в которых порядок заполнения, ведения и хранения трудовых оформляется как отдельный нормативный акт. Это необязательно, а называться такой документ может по-разному, но если он заведён, и в нём указано, что трудовые могут вестись исключительно на бумаге, потребуется это положение изменить, так чтобы были разрешены также ЭТК,
3. В трудовой и коллективный договор. Обычно в трудовом договоре нет указаний на то, каким должен быть порядок ведения трудовой книжки. Всё-таки иногда оно есть. Поэтому стоит проверить документ и, если там отмечено, что трудовые могут вестись только на бумаге, изменить это положение, чтобы оно соответствовало новому законодательству. Аналогично и с коллективным договором. О том, как правильно вносить изменения в тот и другой, можно в деталях узнать в «1С:ИТС».
4. Указания об оформлении трудовых могут содержаться также в других локальных актах. Их также следует проверить и, если они противоречат новому законодательству, это несоответствие устранить.

Вероятные минусы и подводные камни новой системы

Пожалуй, самое распространенное опасение – надежность сохранности персональных данных, содержащихся в электронной базе ПФР. С одной стороны, ПФР заявляет об исключительной надежности их систем безопасности, с другой – за последние годы имели место случаи взлома и утечки информации из мест, считавшихся эталоном информационной безопасности.

Еще один весомый минус – возможные сбои электронной системы. Практически любая система такого масштаба периодически сбоит, особенно вначале. Отличным примером является недавний переход на электронную запись на медицинские услуги муниципальных поликлиник. Сбои в работе единой базы чреваты утратой или искажением персональных данных, что потенциально может иметь для человека крайне неприятные последствия.

В перечне плюсов, приведенных в начале нашего материала, есть пункт «минимизация ошибок в информации о трудовой деятельности»

Внимательный читатель, возможно, уже обратил внимание, что в нем использовано расплывчатое слово «минимизация», а не «абсолютное исключение». Это означает, что возможность попадания в информационную базу ошибки при перенесении сведений от работодателя в ПФР всё-таки сохраняется. Предполагается возможность урегулирования таких случаев через суд, но вряд ли кому-то данная перспектива покажется заманчивой

Предполагается возможность урегулирования таких случаев через суд, но вряд ли кому-то данная перспектива покажется заманчивой.

Целью реформы, среди прочего, является снижение связанной с кадровой отчетностью нагрузки на работодателя. Возможно, в отдаленной перспективе так и будет. Однако в первое время, скорее всего, эффект будет прямо противоположным: пока новая система не доказала свою надежность, многие работники не собираются отказываться от бумажных трудовых книжек, а значит – кадровикам придется выполнять двойную работу. Кроме того, пока что по очевидным причинам нет ни одного специалиста, съевшего собаку на подаче новой отчетности в ПФР. Поначалу это будет непростой задачей даже для опытных кадровиков.

Как правильно заполнить форму СЗВ-ТД?

Правила заполнения СЗВ-ТД разработаны и утверждены постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. № 730 п.

Форма оформляется следующим образом:

1. Информация о работодателе-страхователе:

• 12-тизначный номер, присвоенный при регистрации в ПФР в установленном формате;
• полное наименование организации или ФИО без сокращений, если сведения подает индивидуальный предприниматель, нотариус и т.д.;
• ИНН организации или физического лица;
• КПП юридического лица.

1. Информация о застрахованном лице, по которому подается форма:

• ФИО без сокращений, дата рождения (в соответствии с паспортом);
• СНИЛС;
• дата подачи заявления, где работник выразил желание продолжить вести книжку о стаже в бумажном виде.

1. Отчетный период, за который представляется форма, имеет формат ММ – месяц и ГГГГ – год.
2. Сведения о действии кадрового характера:

• номер записи о мероприятии по порядку в рамках этой отчетной формы;
• дата кадрового действия;
• сведения о мероприятии имеют буквенные обозначения следующего формата:

1	Прием	Прием по трудовому договору
2	Перевод	Перевод на другую работу
3	Переименование	Внесение изменений в наименование организации
4	Установление (присвоение)	Факт присвоения застрахованному лицу разряда, класса и т.д. с их указанием
5	Увольнение	Расторжение трудовых отношений
6	запрет занимать должность (вид деятельности)	Заполняется на основании судебного решения, принятого в отношении запрета

• наименование должности (специальности, профессии и т.д.) и структурное подразделение в соответствии с штатным расписанием страхователя;
• причина увольнения с уточнением статьи ТК;
• информация о документе, на основании которого внесена запись в ЭТК.

Форма заверяется руководителем организации с проставлением его подписи и ее расшифровкой. В бумажном варианте документы могут быть сданы в ПФР только при численности работников, не превышающих 25 человек. Остальные обязаны передавать их в электронном виде, содержащие электронную подпись руководителя.

Плюсы и минусы нового формата

Минус у новой системы только один — дополнительные хлопоты у работодателя и кадровиков. Но это только в переходное время. Своевременная отправка отчета заменит хранение, ведение бумажных документов, покупку бланков. В остальном ЭТК намного удобнее бумажных:

• невозможно потерять или испортить документ;
• легкий доступ к своим данным, даже с мобильного телефона;
• нельзя вносить изменения «задним числом».

• 2021-02-17 06:19:38
  КОГДА у вас появятся грамотные консультанты???? КУЧА ошибок – начиная от дат, заканчивая бредом в образцах. Кто выдаст трудовую на руки, если не сделал выбор работник??? Авторы хоть изучают нормы? Стыдно читать ваши разъяснения по трудовому праву!!!

• 2021-09-09 06:57:04
  Хотя бумажную трудовую легко испортить или потерять, в ней видны все периоды работы, для получения информации из электронного документа требуется запрашивать сведения. Это не всегда удобно.

Какую отчетность сдавать

С 2020 года работодатели обязаны представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

За январь 2020 г. форму СЗВ-ТД нужно представить не позднее 17 февраля 2020 г. Сведения представляются по сотрудникам, которые в течение месяца были приняты на работу, уволены, переведены на другую должность или в другое подразделение. В отчет также следует включить сотрудников, которые предоставили заявление о способе ведения трудовой книжки.

Важно!

Если по сотруднику никаких кадровых событий не произошло, то включать в отчетСЗВ-ТД такого сотрудника не нужно.

Пример

06.02.2020 г. в ООО «ТД «Комплексный» заполняют отчет по форме СЗВ-ТД за январь 2020 г.

Раздел Отчетность в ПФР, кнопка «Создать«.

Рис.7 Создание нового отчета СЗВ-ТД в разделе «Отчетность в ПФР»

Выберите нужный отчетный период. По кнопке «Заполнить» программа автоматически сформирует данные только по тем сотрудникам, по которым были кадровые события в выбранном отчетном периоде.

Рис.8 Заполнение отчета по форме СЗВ-ТД за январь 2020 г.

Чтобы посмотреть кадровый мероприятия в форме СЗВ-ТД по конкретному сотруднику, выделите его в списке двойным щелчком мыши. В окне «Мероприятия» будут указаны кадровые события по сотруднику в отчетном периоде.

Рис.9 Окно «Мероприятия»

После заполнения формы СЗВ-ТД,  нажмите кнопку «Провести». Из формы возможно распечатать отчет, который надо подписать и представить в ПФР.

Важно!

Сдача отчетности на бумажном носителе возможна, если численность сотрудников организации не более 25 человек. Если сотрудников больше —  то отчет примут только в электронном виде. 

Рис.10 Печатная форма отчета СЗВ-ТД за январь 2020 г.

Важно!

Начиная, с 2021 г. в случае приема или увольнения сотрудника, срок сдачи отчетаСЗВ-ТД — не позднее следующего рабочего дня, следующего за датой приказа о приеме или увольнении сотрудника.

Остальные кадровые изменения (в частности, перевод) необходимо представлять в сроки не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Нововведения в трудовом законодательстве

Информационные технологии прочно вошли в нашу жизнь, сегодня они коснулись почти каждой сферы нашей жизни. Трудовая деятельность граждан РФ не стала исключением, в скором времени ее затронут значительные изменения.

Еще в 2011 году на пресс-конференции замглавы Минздравсоцразвития Александра Сафонова появились предпосылки к началу компании по замене традиционных бумажных трудовых книжек на электронные. Мысль чиновника заключалась в том, что для достаточной защиты прав работников, достаточно трудового контракта или договора, где точно зафиксировано начало трудовых отношений. После подписания данного документа, фиксируется вступление в трудовые отношения, и работник юридически защищен от возможного обмана работодателя. Возникает вопрос: а как же будет проходить расчет пенсии? Здесь не стоит переживать, все данные персонального учета стажа работы занесены в базу Пенсионного фонда России. Поэтому трудовая не играет никакой роли в формировании пенсии.

Вопрос долго обсуждали, но вскоре убрали в долгий ящик. Вновь о реформе трудовых книжек заговорили в рамках программы «Цифровая экономика России». Инициатором перевода трудовых книжек в электронные стало Министерство социальной защиты РФ. Теоретически реформа уже готова к работе, и подписана 28 июля 2017 года премьер-министром Дмитрием Медведевым. К слову сказать, никто не собирается сразу отменять привычные для нас бумажные трудовые, переход будет проходить плавно.

Уже началась разработка концепции интерактивного взаимодействия между нанимателем и подчиненным. Формулировкой концепции занялось экономическое ведомство РФ. Главными аспектами в работе над нововведением станет:

• Разработка стандартных документов, регламентирующих электронные трудовые отношения;
• Работа над формулировкой принципов безбумажных отношений работодателя и подчиненных;
• Создание электронной формы для заключения трудового договора.

Элемент былой системы

Собеседник News.ru напоминает, что в советские годы трудовая книжка была неотъемлемым элементом системы и играла роль важнейшего социального маркера, фиксировавшего то, чем гражданин занимается. Если сегодня можно быть фрилансером и жить, как раньше говорили, на нетрудовые доходы, то в СССР это не допускалось. Конечно, это было некое ограничение прав человека, но без него не было бы ни пенсий, ни всеобщей трудовой занятости.

Сергей Булкин/News.ru

В свою очередь проректор Академии труда и социальных отношений Александр Сафонов отмечает, что в советскую эпоху документ выполнял сразу несколько функций. Первая — учёт трудового стажа, он вёлся от первой записи поступления на работу. Вторая — учёт особенностей трудовой деятельности, дававших право на досрочную или повышенную пенсию (например, работа в условиях Крайнего Севера). Третья — учёт непрерывности (с паузой не более месяца) стажа, определявшей размер пособия по временной нетрудоспособности. В-четвёртых, велась запись сведений о присвоении квалификации, позволявшем человеку занять ту или иную должность. В-пятых, фиксировалась информация о трудовых нарушениях, таких как кража на предприятии: на её основании работника могли уволить.

Самое интересное — в нашем канале

Что лучше: электронная или бумажная трудовая – плюсы и минусы

Оба варианта имеют как достоинства, так и недостатки.

Для удобства я сгруппировала их в одну таблицу.

Преимущества/недостатки	Бумажный вариант	ЭТК
Плюсы	1. Внесены записи о трудовой деятельности за все годы. 2. Привычный формат трудовой книжки. 3. Предусмотрен раздел для фиксации данных о награждениях/поощрениях.	1. Оформить пенсию можно онлайн. 2. Предполагается, что это наиболее надёжный способ хранения данных. 3. Меньше ошибок. 4. Упрощённое получение пособий. 5. Получение необходимых сведений электронно в режиме 7/24. 6. Для владельца книжки оформление электронного варианта бесплатно.
Минусы	1. Высок риск потери или порчи документа. 2. Сложно восстановить данные при утрате бумажного варианта трудовой книжки. 3. За бланк книжки при первичном её оформлении или добавление вкладыша берётся плата. 4. На получение заверенной копии работник тратит много времени, практически ни одна кадровая служба в организациях не оформляет её день в день.	1. Отсутствуют сведения до 2020 г. 2. Нет информации о награждениях/поощрениях.

Внимательно проанализируйте их. Так вам будет легче определиться с выбором.

Отличия и сходства

Суть этого документа изменена не будет. В обоих случаях это будет персональный документ человека, в которой будет отражаться вся информация о профессиональной деятельности. В электронной версии также будут содержаться сведения об:

• общем стаже;
• полученном образовании;
• занимаемой должности человеком;
• причине переводов в другое место или назначение другой должности;
• конкретном месте работы;
• причине расторжении трудовых контрактов.

Основными отличиями между двумя видами документов будут:

1. Учет данных будет осуществляться только в электронном виде, поэтому вести и хранить бумажные документы не будет необходимости.
2. Ведение информации будет осуществляться в печатном виде, а не рукописным способом как раньше.
3. Процесс заполнения справок, выписок, а также некоторой другой информации будет автоматизирован на основании имеющихся сведений в системе. В настоящее время все выписки осуществляются самими работниками отделов кадров или бухгалтерии.
4. Интеграция с другими государственными базами, что облегчает порядок обращения граждан. Им не придется больше заказывать копии книжек, так как получить выписку будет очень просто.

Все эти новшества дорабатываются сейчас на законодательном уровне, чтобы при реализации проекта столкнуться с наименьшими трудностями.

Более подробно об этом вы можете узнать из представленного видео.

https://youtube.com/watch?v=AFyDpbcTdys

Главные моменты по электронным трудовым книжкам

ЭТК будут реализованы как документы, оформленные в цифровом формате, то есть они не будут иметь конкретного физического носителя (флешки, CD-карты и пр.). Информацию в них можно будет посмотреть в личном кабинете на сайте ПФР или через сервис Госуслуг.

Преимущества использования ЭТК заключаются в следующих моментах:

• удобное, простое и быстрое получение сотрудниками данных о периодах их трудовой деятельности;
• минимальное количество ошибок, неточностей, неверных данных;
• дополнительная возможность физлица устроиться на работу на дистанционной основе;
• снижение расходов и трудозатрат компании на покупку, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
• возможность удаленного оформления пенсии по информации лицевого счета без необходимости дополнительного документального подтверждения;
• использование информации из ЭТК для оформления государственных услуг;
• возможность проведения компаниями и госорганами аналитической обработки информации о профдеятельности физлиц;
• высокий уровень конфиденциальности и безопасности сохраняемых данных.

ЭТК будет содержать сведения, аналогичные как и при ведении документа в бумажном виде:

• информацию о работнике;
• даты приема, увольнения, перевода;
• место трудовой деятельности;
• вид кадрового перемещения (прием, увольнение, перевод);
• должность, профессию, специальность, квалификацию;
• документ-основание (дата, номер и вид документа);
• причину расторжения трудового договора.

Выписка из ЭТК – как получить и как проверить

Получить выписку можно онлайн одним из 2-х способов:

• через личный кабинет на официальном портале ПФР;
• через сайт «Госуслуг» РФ.

Рассмотрим подробнее вариант получения выписки через портал «Госуслуги». Чтобы воспользоваться услугой, нужна подтверждённая учётная запись.

Шаг 1. Переходим на сайт «Госуслуги РФ».

Шаг 2. Входим в свой личный кабинет. Кнопка в самом верху справа.

Шаг 3. Выбираем раздел «Услуги».

Шаг 4. Находим вкладку «Органы власти» и «ПФР».

Шаг 5. Выбираем пункт «Выписка из электронной трудовой книжки».

Шаг 6. Нажимаем на строку «Получить выписку онлайн». Далее следуем инструкции.

Шаг 7. Получаем готовую выписку в своём ЛК или на электронной почте. Срок формирования в течение суток. Обычно 15-30 минут.

Шаг 8. Сверяем записи с оригиналом.

Сведения будут подтверждены ЭЦП ответственного сотрудника ПФР. При необходимости документ можно распечатать.

Если требуется бумажный вариант выписки, то следует лично с паспортом обратиться в:

• клиентское подразделение пенсионного ведомства;
• многофункциональный центр;
• кадровую службу по последнему месту работы.

Видео-инструкция по проверке сведений по ЭТК:

Электронные трудовые книжки в 1С

Непосредственно сама ЭТК в программе 1С не создается, однако программное обеспечение необходимо для формирования определенных сведений. Во-первых, это касается информации, которая должна передаваться не позднее 15-го числа. Во-вторых, это связано с представлением отчетности по формам СЗИ-ТД и СЗВ-ТД, которые можно сделать с помощью сервиса 1С-Отчётность.

Для того чтобы у ПФР не возникало никаких претензий к работодателям, они должны обеспечить актуальное и своевременное обновление информации в 1С. В этом случае отчетность будет формироваться корректно и содержать достоверные сведения о периодах трудовой деятельности каждого физического лица.

Важно! Работодателям не нужно приобретать какое-либо специальное программное обеспечение для взаимодействия с ПФР. Работа будет осуществляться привычным способом – через электронный документооборот, используемый для сдачи иных видов отчетности

Плюсы и минусы

Как видим, на государственном уровне проделана большая работа по введению ЭТК в обиход. ПФР утверждает, что она оправдана, ведь у электронных аналогов трудовых книжек множество плюсов:

1. Теперь информацию из своей трудовой книжки гражданин может отслеживать в любое время. Раньше ему пришлось бы обращаться для этой цели к работодателю, ответственному за хранение документа.
2. У работодателя отсутствует проблема хранения трудовых книжек в сейфе и ответственности за них, своевременной выдачи на руки.
3. При заполнении процент ошибок резко снижается, по сравнению с бумажным аналогом. Практически исключены опечатки, а значит, и риск штрафов при проверке Рострудом.
4. Отчисления в ПФР рассчитываются для работника автоматически, с использованием сведений из базы ЭТК.
5. Электронные сведения о трудовой деятельности, сохраненные в базе ЭТК, можно использовать для оформления пособий в соцзащите, дистанционного трудоустройства и иных подобных ситуаций. Для них ранее требовалась выписка из трудовой книжки либо сам бумажный документ.
6. Для чиновников упрощается вопрос обработки данных и контроля по ним.

Важный вопрос – безопасность данных. Постороннее вмешательство в электронную БД, ее некорректная работа могут привести к искажению сведений о стаже, о льготных периодах и других важных сведениях, участвующих в назначении пенсии. Многие работники и кадровики указывают на потенциальную опасность такой ситуации.

ПФР на своем официальном сайте неоднократно утверждал, что введение ЭТК абсолютно безопасно, система защиты сведений отличается высочайшим уровнем надежности. С другой стороны, потеря бумажной трудовой книжки, оформленной без участия электронного аналога, является реальной проблемой для работника. Восстановление требует больших затрат времени и сил.

Достоверность информации

Вопрос достоверности и контроля вносимой информации остается пока открытым, и вопросов тут в любом случае пока больше, чем ответов. Как будет контролироваться и предупреждаться некорректное или неполное внесение информации? Кто вообще сможет проверить реальность заносимого стажа и опыта работы, когда одновременно вносится миллионы записей? Возможно ли задвоение информации в случае ошибочного внесения записи? Как работнику исправить ошибочную запись, если ошибка выявится через 15-20 лет, и как работник сможет подтвердить правоту своих слов? Если для этого нужно будет хранить выписки, выданные при увольнении, то какой смысл в цифровизации?

5

Станет невозможно использовать несколько трудовых книжек

Илья Соломатов, директор департамента проектов, «Аптеки Вита»

Для компании плюсом будет, прежде всего, прозрачная история кандидата на вакансию. Некоторые кандидаты используют несколько трудовых книжек. Также к плюсам можно отнести меньший объем ручной работы с хранением и ведением книжек. Плюс для больших компаний: высвобождение площадей, занятых под хранение.

Для сотрудников главный плюс – не нужно будет восстанавливать трудовую в случае повреждения или утери. Не будет случаев, когда работодатель удерживает сотрудника, отказываясь выдавать трудовую книжку.

Из основных рисков – сбои в работе базы данных, оборудования, каналов передачи. В случае повреждения данных будет затронуто огромное количество людей.

Ожидания и риски

Во многих европейских странах уже давно упразднили существование бумажных вариантов книжек, и весь учет осуществляется  в электронной базе. Это было сделано потому что к бумажным документам на практике предъявляется много претензий. И они возникают не только от их владельцев, а еще и от работодателей. Основное недовольство связано со следующим:

1. При потере или порче книжки, процедура ее восстановления достаточно сложная, и есть риск полной утери некоторых данных.
2. Очень много случаев мошенничества с книжками, так как бланки находятся в свободном доступе. И есть некоторые умельцы, которые подделывают книжки для определенных целей.
3. Необходимость выделения специальных помещений для хранения книжек сотрудников. Особенно это касается крупных предприятий, численность которых превышает 100 человек. В этом случае приходится организовывать специальные стеллажи для хранения такого количества личных документов сотрудников.
4. Трудовые затраты времени и его оплаты, которые расходуются на заверение сделанных копий, на создание выписок вручную.

Полная отмена книжек не скажется положительно на российском обществе, так как они содержат большой перечень информации. И его запрашивают многие организации. Но переход на электронную версию поможет в полной мере облегчить использование данного документа в обороте.

Среди положительных моментов планируемых нововведений отмечаются следующие аспекты:

• отсутствие необходимости в подделке книжек, так как всю информацию легко будет проверить в электронном виде;
• уменьшение риска, что информация о профессиональной деятельности человека будет утеряна;
• возможность постоянно совершенствовать созданную систему и внедрять дополнительные вспомогательные ресурсы;
• возможность защитить сведения от ошибок, которые нередко допускаются при заполнении трудовых документов;
• упрощение ведения кадрового производства;
• защита владельцев книжек от работодателей, которые не соблюдают сроки выдачи книжек при увольнении.

В качестве отрицательных моментов противники выдвигают следующие аспекты:

• необходимость затраты большого количества средств для внедрения данной программы в действие;
• необходимость внедрения большого количества информации обо всех гражданах страны в новую электронную базу;
• риск утечки данных путем поражения вирусными программами;
• риск потери данных в ходе сбоя работы электронной базы;
• невозможность работы с такой программой в некоторых регионах страны, где отсутствует интернет.

Ранее законодательство планировало начать реализацию проекта в 2020 году. Но на сегодняшний день существует ряд проблем, которые не дают начать его реализацию в запланированные сроки. К таким причинам относятся:

• неготовность электронной базы;
• отсутствие решение о правах доступа к новой базе;
• отсутствие регулирования вопроса по порядку действий организаций в случае программных сбоев.

Чтобы проект не оказался провальным, надо тщательно подготовить его механизм, провести эксперимент на нескольких регионах и только потом запускать его в массовое пользование по всей стране. Сегодня ведется проработка всех этих вопросов, но реализация проекта пока отложена на неопределенный срок.

Недостатки электронных трудовых книжек

Недостатков у новых цифровых технологий хватает. Главный из них — отсутствие уверенности в 100% безопасности информации. Мы то и дело читаем новости об утечках баз данных пользователей даже в банках. А недавно хакеры смогли получить доступ к базе данных пользователей системы госуслуг целого региона. На продажу были выставлены полные личные данные — адреса, ИНН, СНИЛС, сведения о банковских картах. Примечательно, что утечка была обнаружена и перекрыта только после появления в интернете самих баз данных граждан, а не в момент их похищения. Между этими двумя событиями прошло больше двух недель. Где гарантии, что подобное не произойдет с электронными трудовыми книжками?

Еще одна опасность, вытекающая из первой — риск утраты информации. На серверах системы может произойти сбой, возникнуть ошибка, в результате которой сведения обо всем стаже человека или о его определенном периоде пропадут. Придет время оформлять пенсию, а 10 лет стажа как не бывало.