Можно ли оформить отпуск задним числом

Законодательное регулирование

По Трудовому кодексу, выходной день в счет отпуска должен оформляться с учетом многочисленных требований и правил. Поэтому работодатели и непосредственные работники разных компаний должны учитывать следующие моменты:

• ст. 114-116 ТК описывают условия, на которых предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, причем здесь указывается, что его можно разбивать на несколько частей в течение одного года;
• ст. 117-120 ТК включают сведения о том, каким образом выходят работники на отдых;
• ст. 121-126 ТК содержат информацию о том, как оплачивается и распределяется отпуск, а также приводятся правила его замены денежной компенсацией.

С помощью сведений, содержащихся в разных статьях ТК, каждый работодатель может понять, каким образом он обязан оформлять отгул в счет отпуска для своих работников.

Риски оформления отпуска задним числом и размер штрафа за это

Предоставление отпуска задним числом предполагает определенные риски при оформлении соответствующей документации. В частности, действия работодателя в зависимости от выбранного способа предоставления отпуска задним числом могут быть квалифицированы в том числе как:

• Нарушение права сотрудника на отдых.
• Несвоевременная выплата заработной платы.
• Принуждение к труду.

В зависимости от конкретных обстоятельств, могут изменяться и штрафы, которые смогут наложить на работодателя в рамках административного делопроизводства. Чаще всего в вопросах предоставления отпусков задним числом используется статья 5.27 Кодекса об административных правонарушениях, предполагающая в зависимости от конкретной квалификации нарушения и статуса работодателя штраф от 1 до 200 тыс. рублей и предусматривающая также и дополнительные санкции со стороны закона.

Допускается ли оформление трудовой книжки, приказа задним числом

Записи в трудовой книжке задним числом

Неотъемлемой частью начала трудовой деятельности гражданина в компании является оформление соответствующего приказа о трудоустройстве и осуществление записи в трудовую книжку. Ведение этих документов определяется правилами делопроизводства, а также номенклатурой дел каждой компании.

Важно отметить, что все приказы по кадрам регистрируются в порядке очередности с записью в специальную книгу приказов. Касательно трудовых книжек, то их ведение определено нормативными документами и также предусматривает выполнение всех полагающихся записей о трудоустройстве, повышении квалификации, переводе, и дальнейшем увольнении в порядке очереди

Из всего этого нетрудно сделать вывод, что оформить «незаметно» задним числом приказ о трудоустройстве, ровно как внести запись в трудовую книжку, особенно если после этого там уже присутствуют другие записи, невозможно. Такой служебный подлог будет сразу заметен. А это уже возможность привлечения руководителя к уголовной ответственности.

Вместе с этим, если по решению суда компанию обязывают восстановить определённые данные в личном деле, а также трудовой книжке сотрудника за прошлые периоды, работодатель обязан выполнить такое решение. Для этого не нужно переписывать всю годовую книгу приказов либо же менять имеющуюся у работника трудовую книжку. Все делается в такой последовательности:

1. Запись (либо записи, если их несколько) о событии в трудовую книжку вносится следующим порядковым номером, указываются ранее пропущенные данные (например, о трудоустройстве и последующем увольнении), а также основание, послужившее для внесения такой информации. В дальнейшем все будет вестись обычным порядком.
2. Приказ издается и регистрируется на дату принятия соответствующего решения. В самом приказе должна быть ссылка на решение суда, а также указано событие, которое уже произошло с датой начала его действия (например, в приказе от 20.04.2018 обозначается «восстановить Иванова П.В. в должности инженера техотдела с 01.04.2010 и внести соответствующую запись в его трудовую книжку»).
3. Документы подписываются уполномоченным на день принятия таких решений должностным лицом (искать старого генерального директора не требуется).

Помните, вносить какие-либо записи «задним числом» в приказы по кадрам либо же трудовые книжки работников строго запрещено. Это может послужить поводом признания таких документов недействительными в целом со всеми вытекающими из этого последствиями.

Чем грозит работодателю отсутствие записи в трудовой книжке и трудового договора, смотрите в этом сюжете:

Форма для приема вопроса, напишите свой

Законно ли оформление договоров задним числом

Оформление договора задним числом: законно ли

Учитывая, что ситуации просрочки оформления договоров случаются достаточно часто, изначально целесообразно уточнить для себя ключевые моменты относительно самого договора. Сегодня отношения между администрацией и гражданином, нанятым выполнять определённые действия или работу, могут регулироваться:

• трудовым договором;
• гражданско-правовым соглашением.

Законность распространения договора на действия, которые начались до момента его подписания напрямую зависит от типа договора, по которому выполняется работа. В случае если между сторонами подписано соглашение гражданско-правового характера, регулирующее выполнение определённого типа действий или оказания услуг, можно просто в сам текст договора вписать норму, что его условия распространяются на все действия, начавшиеся до его подписания и связанные с условиями этого договора. В таком случае отпадает необходимость кого-то обманывать и оформлять документ задним числом.

Сложнее, когда между сторожами должен заключаться трудовой договор. Законодатель четко ограничил администрацию трехдневным сроком с момента начала работником трудовой деятельности. На практике же трудовые договоры в письменной форме не заключаются годами.

По сути, Трудовой кодекс содержит норму, которая гласит, что в случае фактического начала трудовых отношений при отсутствии письменного договора он считается заключенным. Оптимально, если в компании для данной категории сотрудников предусмотрены типовые формы трудовых договоров.

В этом случае всегда можно сослаться на нормативный документ, которым утверждена такая форма договора, а все причитающиеся для работника привилегии черпать из типового текста соглашения. От ответственности за несвоевременное подписание документа это не избавит, но если возникнут спорные вопросы, поможет их урегулировать.

Сложнее, если сотруднику предоставляются индивидуальные условия труда и его оплаты. Чтобы не попасть под «санкции» со стороны контролирующих организаций в процессе составления документа «задним числом» необходимо учесть такие моменты:

• дата трудового договора должна быть не позднее третьего рабочего дня после подписания соответствующего приказа (по закону трудовой договор и вовсе должен подписываться первым);
• подписант договора и подписант приказа о приеме сотрудника на работу должен быть одним и тем же лицом;
• оригинал подписанного двумя сторонами трудового договора должен «попасть» в личное дело;
• условия договора (обычно это касается уровня оплаты труда, стимулирующих и компенсационных выплат), должны соответствовать периоду, когда его должны были подписать. Если за период его действия что-то менялось, необходимо также составить и подписать соответствующие дополнительные соглашения;
• денежные выплаты, что фактически прошли через бухгалтерию, должны по датам соответствовать условиям трудового договора.

Помните, оформление финансовых документов задним числом приравнивается к служебному подлогу. Поэтому, учитывая современные реалии, если пошли на такой шаг, постарайтесь не допускать грубых ошибок и несостыковок, чтобы в дальнейшем не иметь проблем с законом. А лучше сразу подготовить шаблон типового договора и подписывать его одновременно с подписанием приказа о трудоустройстве.

Как может быть оформлен отпуск задним числом

Отпуск задним числом может оформляться различными способами в зависимости от ситуации. Так, заявление сотрудника на отпуск может подписываться любым числом. Точно так же, далеко не все работодатели заполняют табели учета рабочего времени действительно каждый день, фиксируя все события, а не производя заполнение данного документа постфактум, когда это может пригодиться. Наиболее распространенными вариантами оформления отпуска задним числом можно назвать следующие:

1. Работник пишет заявление на отпуск задним числом, и работодатель так же его принимает, издавая задним числом приказ. Этот подход чреват тем, что в итоге выплата сотруднику отпускных будет начислена несвоевременно, что точно будет определено как нарушение контролирующими органами. Кроме этого, может нарушиться порядок нумерации приказов. Также необходимо обеспечить, чтобы соответствующим образом были проставлены отметки в табеле учета рабочего времени.
2. Работник при трудоустройстве предоставляет заявление на отпуск без даты, из-за чего работодатель сам при необходимости проставляет там нужную дату. В таком случае проблемы будут аналогичными первому варианту.
3. Сотрудник фактически не приходит на работу, но ему проставляется полноценный рабочий день, подлежащий оплате. Взамен, сотрудник после отпуска пишет заявление на предоставление ему отпуска на такое же число дней, этот отпуск оплачивается работодателем, а сам сотрудник фактически работает в это время — отрабатывая уже полученный по факту отпуск. Этот вариант является наиболее приемлемым с точки зрения закона — без жалоб со стороны работника или если такой отпуск происходит не во время проведения проверки, никаких последствий за него не будет.

В целом, есть множество и других вариантов того, как оформить отпуск задним числом, однако каждый из них предполагает несение определенных рисков и является нарушением действующего законодательства. Поэтому если сотруднику срочно потребовалось освобождение от работы — куда лучше предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы на этот период. А если ему потребовались средства — можно выдать ему заработную плату авансовым платежом.

Порядок предоставления

• женщины – перед уходом в декрет или после выхода из него;
• работники, которым еще не исполнилось 18 лет;
• работники, которые усыновили или удочерили малыша до трехмесячного возраста.

На законодательном уровне могут быть определены и другие категории работников.

При наличии семейных обстоятельств или по другим основаниям, которые указаны в статье 128 ТК, работник имеет право воспользоваться неоплачиваемым отпуском по согласованию с работодателем. Для этого необходимо подать письменное заявление и обосновать свою просьбу, желательно документально. Это могут быть справки, телеграммы, другие официальные документы.

Роструд запретил делить отпуск на части

Роструд запретил делить отпуск на части. Подобные заголовки в последнее время заполонили СМИ. Действительно ли отпуск запретили делить на части и работодатель может попасть под штраф? Давайте разбираться.

Деление отпуска на части в 2019 году: что говорит ТК РФ

Общая минимальная продолжительность ежегодного отпуска — 28 календарных дней. Некоторым категориям работников положены удлиненные отпуска. Например, несовершеннолетним, инвалидам, госслужащим и др. (ст. 115 ТК РФ).

Право взять отпуск возникает у работника после того, как он отработает на новом месте шесть месяцев. Раньше (на основании заявления) в отпуск нужно отпускать (ст. 122 ТК РФ):

А что же с делением отпуска на части? Статья 125 ТК РФ говорит нам, что оно возможно. Но только если на то есть обоюдное согласие работника и работодателя. Ограничение такое: одна часть отпуска не должна быть короче 14 дней. Остальное время работник может дробить, как ему заблагорассудится.

Работодателям запретили делить отпуск на части — откуда эта информация?

О том, что нельзя делить отпуск на части, действительно сказал Роструд на своем сайте онлайнинспекция.рф. Но фраза вырвана из контекста. Ведомство рассматривало ситуацию, когда работница пожелала использовать весь отпуск сразу, а работодатель ее не отпускал, требуя брать время отдыха по частям.

Вспомним, что мы говорили выше о ст. 125 ТК РФ. Деление отпуска на части возможно по соглашению работника и работодателя. То есть определяющим фактором является наличие согласия обеих сторон трудового договора. В этой же ситуации на делении отпуска настаивал работодатель, а работник был против. Немудрено, что Роструд ответил запретом.

ВАЖНО! Если заставить работника делить отпуск на части против его воли, возможен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ до 50 000 руб. (до 70 000, если нарушение повторяется)

(до 70 000, если нарушение повторяется).

Как это обычно и бывает, высказывание трудового ведомства не осталось незамеченным. Его подхватили СМИ, своими громкими заголовками раздувая из мухи слона и пугая работодателей штрафами.

Не остались в стороне и некоторые государственные деятели, которые сразу стали предлагать закрепить запрет на деление отпуска на части в законе.

Причем о том, что такой нормативный запрет может быть невыгоден самим же работникам, никто почему-то не подумал.

В общем, гул о том, что больше нельзя делить отпуск на части, — просто очередной повод поговорить. Можете продолжать спокойно предоставлять отпуска по частям. Разумеется, если не нарушаете требование об обоюдном согласии и соблюдаете правила дробления.

Разделение отпуска на части: возможные ошибки

Несмотря на общий положительный ответ на вопрос о возможности деления отпуска, стоит помнить о том, что при этом делать можно, а что нельзя.

Можно: предоставлять части отпуска сверх 14 дней только на рабочие дни. Например, отпуск можно оформить на четверг и пятницу (2 дня), а субботу и воскресенье в отпускной период не включать. Если же вы засчитаете выходные в отпуск принудительно, будет нарушение и штраф.

Нельзя: предоставить части отпуска только на выходные. Об этом может попросить сам работник, чтобы увеличить зарплату. Объясните ему, что так делать нельзя. Минтруд считает это нарушением, а значит, возможен штраф. Чтобы не было претензий от ГИТ, присоединяйте к выходным хотя бы один рабочий день.

Отпуск задним числом — что это такое

В некоторых случаях может потребоваться оформить отпуск сотрудника задним числом. Например, если сотруднику необходимо было срочно покинуть работу по каким-либо важным личным обстоятельствам, и он хочет, чтобы день его отсутствия был оплачен работодателем. В такой ситуации некоторые работодатели действительно могут пойти работнику навстречу — и рискуют понести ответственность за нарушение трудового законодательства.

В других ситуациях отпуск задним числом может оформить даже сам работодатель, в том числе и в отношении сотрудника, который даже фактически не находился в нём. Например, подобная практика возможна, если работнику необходимы деньги, и он при этом готов продолжать работу. Сотрудник получает отпускные и продолжает работать, формально числясь в отпуске и получая серую зарплату в конверте от работодателя.

Наконец, некоторые работодатели могут пойти на фактический обман сотрудника, предоставив ему отпуск без его ведома так, чтобы сам работник не мог воспользоваться своим правом на отдых. В такой ситуации, если работник хоть как-то знает свои права и готов их отстаивать — работодатель практически гарантированно понесет ответственность. Однако некоторые злонамеренные работодатели могут обманывать сотрудников и угрожать им — что приводит к тому, что такая практика тоже имеет место в Российской Федерации.

Пошаговая инструкция: как правильно написать заявление на отпуск

Заявление пишется либо в свободной форме, либо может быть составлено как собственноручно, так и через программу Word, в случае, если предприятием не утверждены унифицированные формы. При это должен соблюдаться ряд рекомендаций.

Образец заявления на отпуск

Шаг 1. Шапка заявления. «Кому» и «от кого».

Заявление имеет стандартную форму – вверху справа указывается на чье имя пишется заявление – руководителя компании, организационно-правовая форма и полное наименование компании, и полные фамилия, имя и отчество руководителя в родительном падеже. Затем указываются данные сотрудника – должность сотрудника (согласно записи в трудовой книжке), если необходимо – структурное подразделение, полные ФИО сотрудника. Строчкой ниже и посередине указывается слово «заявление».

С точки зрения оформления существует множество споров, например, нужно ли писать слово заявление с большой или маленькой буквы, нужно ли писать в шапке перед данными сотрудника предлог «от», или нет, например, надо писать «от старшего бухгалтера Ивановой Татьяны Игоревны», либо просто «старшего бухгалтера Ивановой Т.В.», ведь перед данными директора мы не указывает слово «Кому». Это все детали, и они зависят от требований конкретного кадровика на конкретном предприятии.

Шаг 2. В самом содержании заявления указывается тип желаемого отпуска – ежегодный, без содержания, учебный и сроки.

РЕКОМЕНДАЦИЯ. Когда сотрудник пишет с «такой-то» даты по «такую то», он может не учесть праздничные дни, которые не входят в состав отпуска, таким образом срок отдыха может быть посчитан не правильно, поэтому мы рекомендуем писать дату начала отдыха и количество календарных дней, на которые вы планируете уйти, так сотрудник кадровой службы посчитает количество дней отдыха, и, в случае, если отпуск выпадает на дни государственных праздников учтет их отдельно от дней отпуска.

Например:

«Прошу предоставить очередной оплачиваемый отпуск с 01 января 2021 года на 14 календарных дней».

Шаг 3. Ставим подпись, расшифровку подписи, дату. Отдаем кадровику, желательно удостовериться, что нет нареканий с точки зрения оформления и содержания заявления.

Далее, в зависимости от внутренней организации предприятия ждем согласования от руководства. Как правило, ставится виза «не возражаю», и дата подпись от начальника отдела.

РЕКОМЕНДАЦИЯ. Если в заявление есть даты с 1-го по 9-е число, то перед этим лучше указать 0. Например, не «1 сентября», а «01 сентября», это может избавить от ситуации, когда деструктивно настроенный сотрудник/коллега захочет приписать к дате какую-нибудь цифру и уже получится не «1 сентября», а «11 сентября», или «21 сентября».

Кому и когда отдавать заявление?

Заявление на отмену отпуска следует подавать на рассмотрение руководству организации. Работодатель примет решение и отправит документ в дальнейшую работу.

Подавать заявление руководству фирмы следует, как только возникли обстоятельства, требующие переноса периода отпуска либо отпала необходимость в отгуле за свой счет. Чем раньше начальство будет поставлено в известность, тем лучше.

Таким образом, потребность в отказе от отпуска может возникнуть по разным причинам (производственные обстоятельства, болезнь в отпускной период, семейные проблемы). Для переноса ежегодных оплачиваемых дней отпуска либо отказа от отдыха без содержания стоит написать и подать на рассмотрение руководству предприятия заявление

Важно составлять документ грамотно, придерживаясь структуры и ряда правил

Договор купли-продажи

Самый простой способ — выкупить у сотрудника приобретенный им для организации товар. Оформляется такая операция договором купли-продажи, который заключается с сотрудником от имени организации.

Однако для организации — плательщика НДС эта операция будет менее выгодна, чем прямая покупка в магазине. Ведь по такому договору она не сможет принять к вычету НДС, поскольку приобретает товар у обычного физлица, которое плательщиком НДС не является, налог к уплате не предъявляет и счет-фактуру не оформляет. При этом, чтобы возместить сотруднику реально понесенные им затраты на покупку, цену по договору придется установить с учетом НДС, который работник заплатил в магазине.

Кроме того, выплата по договору купли-продажи образует доход работника, а значит, возникают вопросы, связанные с НДФЛ. Причем в такой ситуации сотрудник имеет право на получение вычета в размере расходов, понесенных на приобретение проданного товара (пп. 1 п. 2 ст. 220 НК РФ). Поэтому удержать налог при выплате организация не сможет, и работнику по окончании года придется самостоятельно отчитаться по этой операции в инспекцию, подав соответствующую налоговую декларацию (пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

С одной стороны, заключение договора купли-продажи — это простой способ компенсировать работнику понесенные им затраты без налоговых рисков, с другой — его заключение влечет дополнительную налоговую нагрузку на самого работника, а в некоторых случаях и на организацию. Применить этот метод можно только к товарам. «Выкупить» у работника приобретенные им для организации работы или услуги таким образом уже не получится. Поэтому на практике данный способ не распространен.

Требование закона

1. у работника умер близкий родственник и ему необходимо срочно уехать;
2. у работника родился ребенок и ему необходимо дополнительное время;
3. работник регистрирует брак;
4. работник является пенсионерам по старости и ему необходимо дополнительное время для отдыха;
5. работник является инвалидом и также нуждается в дополнительном отдыхе;
6. работник относится к ветеранам ВОВ или участникам боевых действий;
7. работник является жертвой Чернобыльской и иной радиационной катастрофы.

Приведенный перечень оснований не является исчерпывающим. Однако, при наличии таких обстоятельств дни дополнительного, неоплачиваемого отпуска подлежат зачислению как в страховой, так и в трудовой стаж. В период нахождения такого работника в отпуске за ним сохраняется рабочее место, и работодатель не имеет права не его увольнение по собственной инициативе.

Изменение графика отпусков

Так как график отпусков — обязательный локальный документ не только для работодателя, но и для сотрудников, внесение изменений в документ возможно только при согласии обеих сторон.

Для переноса отпуска в текущем году в форме Т-7 предусмотрены графы 7-9.

Графа 10 «Примечания» используется в таких ситуациях:

• отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 3 ст. 124 ТК, а именно — предоставление отпуска может негативно сказаться на нормальном ходе работы компании;
• отпуск или его части переносятся по причине, обозначенной в ч. 2 ст. 125 ТК, а именно — отзыв из отпуска и перенос отдыха на следующий год.

Порядок предоставления целевых отпусков

Основное предназначение целевых отпусков – это удовлетворение определенных потребностей по причине наступления конкретного события. Целевое назначение таких отпусков – их основное отличие от прочих разновидностей. Отпускной период предоставляется трудящемуся для выполнения определенной функции:

• Подготовка к материнству, поддержка здоровья беременной и малыша до дня его рождения;
• Формирование благоприятной почвы для развития новорожденного и обеспечение должного ухода за ним;
• Получение дополнительного образования без прекращения рабочей деятельности;
• Организация качественного и полноценного отдыха в случае совместительства;
• Иные функции социальной направленности.

Предоставляются данные периоды отдыха для всех сотрудников при наступлении подходящего события в их жизни. Не имеет значение, где работает гражданин, какую должность занимает, каков по длительности его стаж на текущем месте.

Случаи, когда отпуск оплачивается, оговариваются ТК РФ. Также дополнительные выплаты могут быть введены актами, утвержденными внутри компании, а также трудовым соглашением, заключенным на стадии трудоустройства.

Предоставление целевых отпусков не имеет связи с ежегодным трудовым отпуском, который оформляется за каждый отработанный год в количестве дней, не менее утвержденного кодексом. Целевые периоды отдыха предоставляется сверх основного отпуска. Не допускается перенос целевого отпуска на иной период, а также выплата взамен компенсации денежного характера. Если работник не использовал по факту наступления необходимого события положенный отпуск, право на него теряется.

Получить деньги взамен неиспользованных дней целевого отдыха невозможно даже при увольнении. Если трудовой основной отпуск имеет конкретную минимальную продолжительность, то целевой отпуск таким параметром не обладает. Длительность может меняться в соответствии с видом предоставляемого отдыха. Время нахождения в целевом отпуске входит в трудовой стаж гражданина.

Уголовная ответственность за оформление документов задним числом

Как было сказано выше, уголовная ответственность определяется статьей 327 уголовного кодекса РФ. Сюда входит подделка официальных документов, которые предоставляют права или освобождают от обязанностей, с целью использования или сбыта. Уголовная ответственность наступает не только за подделку документов, но и наград, а также штампов, печатей и бланков.

Наказания за эти преступления:

• Лишение свободы сроком до 2-х лет;
• Принудительные работы сроком до 2-х лет;
• Арест сроком до полугода.

За использование поддельных документов предусмотрен:

• Штраф до 80 000 рублей или размер месячной зарплаты;
• Штраф равный доходу за полгода работы;
• Принудительные работы сроком до 480 часов;
• Исправительные работы на срок до 2-х лет;
• Арест сроком до полугода.

Опасность преступления заключается в том, что документ предоставляет определенные права или освобождает от конкретных обязанностей.

В связи с этим если при трудоустройстве человека выявлена поддельная трудовая книжка или иной документ (аттестат, диплом), работодатель должен известить контролирующие органы о выявленном нарушении.

Работа должностного лица определяется либо Должностной Инструкцией, либо напрямую законом. Так, личная заинтересованность сотрудника может привести к так называемому служебному подлогу. Данное преступление регламентируется статьей 292 УК РФ. Например, в зачетную книжку были внесены ложные сведения (преподаватель получил взятку) или в отчетный реестр добавлены сведения о несуществующих расходах (бухгалтер присваивает себе денежные средства), трудоустроен родственник директора, не имеющий должного образования и другое. Здесь представлены примеры сотрудников, имеющих личную заинтересованность. За такое преступление предусмотрено наказание до 4-х лет лишения свободы, а также исключение возможности занимать определенные должности.