Зачем и кому нужна домашняя бухгалтерия?

Чем на самом деле должен заниматься бухгалтер

Бухгалтер нужен, чтобы упорядочить все документы: грамотно отразить расходы, поступления, списания, применить к ним налоговое законодательство и рассчитать налог и рассчитаться с государством. Понятно, что сумма налога при этом не должна быть слишком большая 🙂

Предприниматели часто нанимают бухгалтера в штат и платят ему зарплату 40-60-100 тысяч в месяц за работу, которую кто-то из сотрудников может сделать самостоятельно, быстро и бесплатно. При этом бухгалтер действительно может выполнять свои обязанности… только зарплату получает каждый месяц, а собственно бухгалтерской работой занимается несколько раз в год.

Правила бухучёта и ключевые понятия

Основа бухучёта — обработка первичных документов, которые соответствуют конкретным хозяйственным операциям. Это авансовые отчёты, счета-фактуры, накладные и т.п. Можно использовать унифицированные формы первичных документов или разработанные самостоятельно — главное, чтобы они содержали все реквизиты, прописанные в п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. Для некоторых видов «первички» использование стандартных форм обязательно.

Сведения из первичных документов фиксируются в бухгалтерских регистрах — бумажных или электронных документах в форме ведомостей, журналов, таблиц и т.п. Каждое предприятие самостоятельно выбирает, какие регистры использовать, применяя стандартные или разработанные «под себя».

Информация из «первички» вносится в регистры по принципу двойной записи, которая отражает приход и расход материальных благ. Например, закупка сырья – это приход материалов для производства и в то же время — расход денежных средств. По каждому первичному документу в одной колонке прописывается приход (дебет), а во второй — расход (кредит) в денежном эквиваленте.

Один и тот же факт хозяйственной жизни «проводится» через обе колонки и помечается двумя разными числовыми кодами. Эти числовые коды называются бухгалтерскими счетами и соответствуют конкретным группам близких хозяйственных операций. Каждая компания самостоятельно решает, какие счета использовать, выбрав нужные из общего плана. Фиксация дебета и кредита с указанием счетов называется бухгалтерской проводкой.

На основании проводок по каждому счёту считается сальдо — разница между его дебетовыми и кредитовыми оборотами за определённый период, которая может быть нулевой. Счета делятся на активные — отражающие активы предприятия, пассивные — отражающие источники и расход средств — и активно-пассивные. Если дебет по счёту больше кредита, сальдо называется дебетовым, если меньше — кредитовым, если дебет и кредит равны, то сальдо будет нулевым. Сальдо активного счёта может быть дебетовым или нулевым, сальдо пассивного счёта — кредитовым или нулевым, а сальдо активно-пассивного счёта — и дебетовым, и кредитовым, причём, возможно, одновременно.

Данные по каждому счёту помогают составить бухгалтерский баланс, в котором сгруппированы все активы и пассивы компании за отчётный период, и отчёт о финансовых результатах (он же ОПиУ — отчёт о прибыли и убытках). Эти два документа, а также приложения к ним — и есть бухгалтерская отчётность, которую каждое предприятие предоставляет в Налоговую службу раз в год. В перечень приложений входят: отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств, отчет о целевом использовании средств и пояснения к отчетности.

В правильно составленном балансе активы всегда равны пассивам.

Чем еще занимается бухгалтерия?

Все остальное, чем обычно нагружают бухгалтеров, не относится к обязанностям бухгалтерии. Озадачивать бухгалтеров чем-то еще — можно, и иногда нужно. Просто называйте вещи своими именами, чтобы избежать путаницы в терминах. Например:

Неправильно	Правильно	Почему
Ты ж бухгалтер, составь договор	Определить основные пункты договоренностей самостоятельно и обратиться к юристу для их формализации	Потому что в случае нарушения договора в суд пойдет юрист, а не бухгалтер.
Ты ж бухгалтер, вот и звони покупателям чтобы первичку возвращали	Построить процесс продажи/доставки так, чтобы первичка возвращалась в момент продажи.	Потому что время грамотного главбуха стоит слишком дорого. Тем более к клиенту все равно поедет представитель компании.

В бэк-офисе бизнеса есть несколько ролей. Например, финансист, экономист, кадровик. Подробнее о ролях бэк-офиса малого бизнеса — в следующих статьях.

В малом бизнесе роли всегда совмещаются (часто в одном человеке — собственнике бизнеса). Как их совмещать в конкретно вашем бизнесе — решение за вами. Но вернемся непосредственно к бухгалтерии.

Чем занимается бухгалтерия?

Бухгалтерия занимается ведением бухгалтерского учета и отчетностью в органы.

Бытует мнение, что “бухгалтерия это все, что связано с цифрами и бумагами”. Это утверждение настолько же верное, как и “программист занимается всем, что с проводами, кроме кофеварки”. То есть далеко от истины.

Задачи бухгалтерии:

• Правильно учесть все движения активов (денег, товаров, материалов и т.п.) и обязательств (зарплата, долги покупателей, поставщиков и т.п.). Правильно — значит на основе верно оформленных документов, вовремя, полностью и в соответствии с текущим налоговым законодательством.
• посчитать налоги;
• отчитаться в налоговые органы.

Способ 4. Заключить договор с аутсорсинговой компанией

Суть:

Заключаем договор с юридическим лицом на бухгалтерское обслуживание своей компании. В договоре прописываем ответственность сторон, порядок взаимодействия. Регулярно снабжаем аутсорсера информацией, аутсорсер ведет учет и отчитывается.

Плюсы:

• Юридически закрепленная ответственность. Если будут проблемы — вы можете пойти в суд или цивилизованно решить в досудебном порядке на основании письменного договора.
• Грамотные бухгалтеры. Поскольку бухгалтерский учет — это хлеб аутсорсера, он постоянно заботится о повышении квалификации бухгалтеров и обеспечивает их информацией об изменениях законодательства
• Нет накладных расходов по деньгам. Справочно-правовые системы и повышение квалификации обеспечивает сам аутсорсер.
• Не нужно думать о больничных и отпусках. Вы работаете с компанией, а не физическим лицом. Больничные и отпуска сотрудников аутсорсера — головная боль руководителя аутсорсера.
• Поставленные процессы учета и обслуживания клиентов. За счет этого цена услуг сравнима с ценой приходящего бухгалтера, при не сравнимом уровне профессионализма.

Минусы:

• Нужна самоорганизованность. У хороших аутсорсеров процессы отстроены и документы от вас будут ожидать регулярно и в срок.
• Каждая услуга дополнительно к обычному пакету бухгалтерского учета стоит дополнительных денег. Например, составление управленческих отчетов или сбор первички.
• Нужна финансовая дисциплина. Если аутсорсеру не платить, он работать не будет.

Рекомендация от Неба

Кандидата в аутсорсеры выбирать внимательно и придирчиво. Смотреть и делать выводы: насколько отстроены у него процессы. Как выглядит взаимодействие в процессе заключения договора и в первые месяцы обслуживания.

Экономия бюджета до 50%

Здесь ясности больше. Разница между одинаковыми продуктами в «дорогом» и «дешевом» магазине – 10-15%. Дискаунтеры, оптовые магазины стремятся продавать все на 20-25% ниже минимальной цены в регионе.

Простой расчет:

Хороший пример выгоды финансового плана – раннее бронирование путевок. Иногда так можно сэкономить до 50%.

Представляя общую картину можно сэкономить даже на коммунальных расходах. Отследить то, что платится по счетчику и по возможности уменьшить расход.

Плохо поддаются экономии платежи по кредитам. Но и здесь появляется выход: просчитать суммы и переплаты по действующему кредиту и варианты его рефинансирования.

А что со страхованием?

Страхование ответственности у бухгалтерских компаний действительно есть, но оно необязательное. Некоторые бухгалтерские сервисы покупают полисы и размещают их на сайте: смотрите, мол, мы застраховали свою ответственность на миллионы рублей, даже если ошибемся, все выплатим.

Эти полисы тоже почти никто не читает. А там может быть написано, что почти ничего из частых ошибок и проблем с налогами не является страховым случаем. Мы поговорили с одним экспертом — владельцем известной аутсорсинговой компании по бухгалтерскому обслуживанию. Он признался, что хотя ответственность и застрахована, но надеяться на эту страховку не стоит. В правилах страхования слишком много оговорок и исключений. Хорошо, если компания это понимает и независимо от наличия страховки готова отвечать за качество работы. Но проверить это до начала сотрудничества практически невозможно.

Истории трех людей

Мы постарались найти и поговорить с теми, кто вел или ведет домашний учет. У них разыне профессии и доход, но объединяет их ответственный подход к финансам и опыт экономии благодаря домашней бухгалтерии.

Виталий, тренер

– Пока не был женат привычки контролировать расходы и доходы не имел. Но мне по роду занятий нужно считать калории, белки, жиры и углеводы. Когда ел по 8 раз в день, составлял себе рацион, раскладывал все по контейнерам. Покупать продукты «где придется» быстро прекратил, выбирал акции в гиперах – сразу закупался рисом, гречкой, куриной грудкой и т.д. Спортивное питание тоже всегда покупал оптом сразу на несколько человек, чем экономил минимум 30%.

Когда женился и появились дети, стал считать все расходы и делаю это уже не один год. Некоторые финансовые планы строю на 6-12 месяцев. По всем статьям в разные периоды экономлю примерно 25-50%. Говорят «уметь надо». Я умею.

Татьяна, домохозяйка

– Я вела домашнюю бухгалтерию один раз в порядке эксперимента. Муж ездит на заработки, денег на текущие нужды нам хватает. Но когда сидела дома с ребенком, попробовала считать все расходы.

Две недели просто считала. Потом стала составлять план покупок на следующую неделю. Сразу был энтузиазм сэкономить, поэтому тратила почти на 50% меньше. Но потом понадобились крупные покупки. Разносить их по месяцам не получилось, ведь я не бухгалтер.

Учет расходов бросила из-за того, что надоело записывать, собирать чеки и т.д. Думаю, если планировать расходы, то 20% сэкономишь точно. Когда понадобится – начну опять.

Виктор, молодой специалист на распределении

– Недавно стал жить самостоятельно. Учета не вел, но заметил, что деньги кончаются где-то за 5-7 дней до следующей зарплаты. Попробовал посчитать расходы. Выяснил, сколько нужно денег в неделю на проезд и продукты. Теперь с каждой зарплаты заклеиваю 5 конвертов с суммой недельного минимума (один конверт переходящий). Все крупные расходы делаю сразу после зарплаты. Что остается – трачу. Каждую неделю вскрываю один конверт. Экономию не считаю, но мне стало хватать до следующей получки.

Резервное копирование информации в 1С после каждого завершения работы

В данном случае создание резервной копии существующей информации будет происходить после каждого завершения работы с программой. На экране будет всплывать напоминание.

Для активации данной настройки, необходимо поставить галочку напротив пункта «При завершении работы».

После выбора подходящего способа необходимо определиться и указать папку, где будут храниться копия подлинной информации. В обоих случаях это может быть любое удобное, подходящее для пользователя место. После чего устанавливается период хранения и количество копий.

Действие 3. В качестве примера выберем диск D и папку на нём под названием «Архивные данные 1С»

Действие 4. После определения периода хранения и количества резервных копий, необходимо нажать на кнопку «Готово». Настройку автоматического сохранения информации можно считать завершенной. Давайте протестируем её.

Действие 5. Завершаем действие программы. Система выведет на экран сообщение «Не выполнено резервное копирование при завершении работы». В этот момент необходимо быть внимательней. Нужно нажать на кнопку «Продолжить работу». Главное не перепутать с клавишей «Завершить работу».

Данное действие выполняется в случае, если работа в программе закончена всеми пользователями. Нужно учитывать, что кто-то ещё может в ней совершать какие-то действия

Этот факт нужно брать во внимание, чтобы не помешать работе других пользователей. В случае отсутствия необходимости создания резервной копии, нажимается клавиша «Завершить работу»

Это делается в тех вариантах, когда в программе ещё работают другие пользователи, которые сохранят данные после выполнения всех действий.

Действие 6. Необходимо нажать на всплывшее окно, которое появится в правом нижнем углу экрана. Оно призывает к завершению работы и выполнению дополнительных действий.

После нажатия откроется диалоговое окно, в котором уже поставлена галочка напротив значения «Выполнить резервное копирование». Нажимать на неё не нужно, так как мы уже заблаговременно установили настройку создания резервной копии данных после завершения работы.

Действие 7. Необходимо нажать на кнопку «Завершить».

Действие 8. Затем нажимается кнопка «Далее». После этого все пользователи будут отключены от программы и запуститься процесс создания резервной копии.

Во время процедуры не нужно выключать компьютер. Данное действие может привести к неполадкам в программе.

Действие 9. Необходимо подождать, когда завершится процесс.

Затем на экране отобразится процедура сжатия файла информационной базы.

После окончания процесса нужно проверить результат, что цель достигнута. Необходимо посмотреть наличие файла в папке с установленным названием, сверив дату и время его создания. Он будет иметь архивное значение с окончанием *.zip. В дальнейшем при необходимости из этого файла восстанавливаются все данные.

Нужно учитывать, что резервные копии также занимают определённое место на компьютере. Для этого стоит заранее позаботиться о его наличии. Чтобы освободить место, можно периодически чистить базу данных от старых файлов.

Кто я и почему стоит мне верить?

По профессии я технический специалист. Я тестирую различного рода программы. Тестирование — это проверка того, насколько хорошо работают программы, нет ли в них различного рода ошибок и неверных расчетов. Три года я проработал в банках России(крупнейшие игроки в области кредитования). Кроме того я являюсь создателем целой серии банковских калькуляторов, рассчитывающих кредиты, депозиты, налоговый вычет, страховку. Тема финансов мне известна достаточно хорошо. Тем не менее я не играю на бирже и не вкладываю деньги в различные высокорисковые финансовые инструменты. Как у многих из вас, у меня есть ипотека в банке и вклад. Теперь мне стало интересно изучить различные системы учета личных финансов и выбрать для себя самую лучшую. Я не фанат такого рода систем, потому что считаю, что системы помогают только сохранять ваши деньги, ну или по-простому экономить.

У меня же немного другая психология — я считаю что нужно не просто сохранять деньги, а пытаться их приумножить. Но не всем это под силу, но любой человек, который делает вклад, играет на бирже — подсознательно пытается увеличить свои сбережения или разбогатеть. Но при оценке я будут придерживаться только своей компетенции — я умею считать.

Способ 1. Самостоятельно вести в онлайн бухгалтерии.

Суть

Регистрируемся на портале, самостоятельно разносим выписку, вносим все первичные документы, считаем налоги, формируем платежки на налоги, отчитываемся в налоговые органы.

Плюсы

• Недорого.  Цена вопроса — несколько тысяч рублей в год. Вы оплачиваете только аккаунт в облачном сервисе и электронную подпись для отчетности.
• Полный контроль. Вы ведете учет самостоятельно, поэтому знаете о своей бухгалтерии всё.
• На собственном опыте разберешься в бухгалтерии своего бизнеса. Хорошо если сервис помогает разобраться.

Минусы

• Нужен высокий уровень самоорганизации. Сроки и порядок отчетности и уплаты налогов строго регламентированы государством. Отчетов в малом бизнесе не так много, но их нужно сдавать точно в срок. Если просрочить — штраф.
• Риск ошибиться. Обычно ошибки блокируются на уровне самого сервиса. Например в Небе есть целых три уровня проверки отчетов перед отправкой в орган. Но иногда решение зависит от пользователя, например, в каком виде принимать расходы к учету.
• Раньше в качестве минуса онлайн бухгалтерии мы называли высокие затраты времени. Но на опыте убеждаемся, что при регулярной работе в бухгалтерии, малый предприниматель не тратит на нее много. А когда начинает тратить неприлично много времени на бухгалтерию — переходит на другие методы организации бухгалтерии.

Рекомендация от Неба

Вести учет самостоятельно на старте бизнеса, пока обороты не большие. За это время досконально разберетесь в бухгалтерии и научитесь контролировать свою бухгалтерию в будущем.

Можно ли доверять сервисам?

Можно, но не слепо. Нельзя вести бизнес с закрытыми глазами, годами не сверяться с налоговой и вообще не следить за законами. Вот что можно сделать, чтобы снизить риски для себя и своего бизнеса:

1. Читать договор до того, как решите подключаться к сервису.
2. Разобраться в своей системе налогообложения хотя бы в общих чертах.
3. Следить за датами платежей и отчетности.
4. Регулярно сверяться с налоговой, даже если все хорошо.
5. Заказывать независимый аудит и советоваться с экспертами.
6. Не ждать многого от бесплатных сервисов.
7. Решать проблемы с налогами и госорганами сразу и не надеяться, что все само образуется.
8. Отстаивать свои права в суде и требовать компенсацию убытков, если они появились по вине сервиса.

Бухгалтер в штате надежнее?

Хе-хе.

Нет.

В отличие от сервиса бухгалтеру может быть незачем дорожить репутацией. Он не вложил миллионы в раскрутку и не содержит десятки человек в техподдержке. Бухгалтер в штате может уволиться и ни за что не ответит. Он может не сдать вовремя декларацию, неправильно посчитать налоги и просто не выйти на работу. У бухгалтера может заболеть голова, наступить беременность, ему может надоесть вести бухучет.

Привлечь обычного бухгалтера к ответственности сложно, а компенсации всех убытков добиться почти нереально. Еще бухгалтер может уйти на работу к вашим конкурентам или пожаловаться в налоговую, если его обидят. Сервис никогда не станет так делать: он видит только ваши документы и не в курсе всей кухни бизнеса.

Это не значит, что все бухгалтеры безответственные. Есть профессионалы, которые становятся правой рукой предпринимателя и готовы головой ответить за каждое свое действие. Но они вряд ли смогут дать больше гарантий, чем сервис.

Все грустно, короче.